בחירת מקום האירוע – מקום פתוח או סגור? בכפר או בעיר? על חוף הים ו ביער? בגינה צנועה או בגן אירועים מפונפן? אז הנה נקושה למחשבה בעניין: איפה הכי נעים לכם? איפה אתם תרגישו הכי נינוחים, באווירה שמתאימה לאישיות שלכם.
בחירת הקונספט – אז איך דמיינתם את האירוע שלכם? באיזה צבעים? איזה צלילים? טעמים וריחות? קונספט זה בעצם המצפן של האירוע. כל הבחירות של האוכל, המוזיקה, העיצוב, אנשי המקצוע ועוד יעשו בהתאם לקונספט שתבחרו. כל אלו ביחד יוצרים את האירוע שלכם ואת האווירה בו. אז פתחו את הראש ואת הלב, חפשו מה מרגש אתכם או את האדם שהאירוע לכבודו ובחרו קונספט מעורר השראה שיהיה כיף לתכנן לאורו.
בניית תוכנית האירוע – כל אירוע מורכב ממספר חלקים והפתעות מקשרות. קבלת פנים, דברי פתיחה, ריקודים, ארוחה, קוקטייל, מצגת, הופעה מוזיקלית, הרצאה, סטנד אפ, שוב אוכל, שוב ריקודים ועוד… אתם כמובן יכולים לבחור ולשלב כל אלמנט שעולה בדעתכם ובדמיונכם הפרוע (: ההצעה שלנו: לא להעמיס. לא למרוח. תנו גם זמן הפוגה, זמן למינגלינג, זמן להפנמה והכלה.
ואנחנו מציעים תמיד להכניס לתוכנית מספר דקות של הכרת תודה. דבר אינו מובן מאליו.
בחירת אנשי מקצוע – ללא ספק אנשי מקצוע טובים הם המפתח להצלחת האירוע. על מנת להיות בטוחים שאיש מקצוע מסויים מתאים לכם אנו ממליצים לכם בשלב הראשון לחפש רשימות של אנשי מצוע מומלצים באתרים / בלוגים שאתם נחשבים בתחום וכאלו שאתם סומכים עליהם. בשלב השני בקשו לראות תיק עבודות של בעל המקצוע ובמקביל בקשו או חפשו חוות דעת והמלצות.אל תשכחו כמובן גם להשוות מספר הצעות מחיר. לעיתים יש פער של אלפי שקלים בין אנשי מקצוע הנותנים את אותה איכות עבודה. שימו לב: חפשו איכות וסגנון שמתאים לכם והחליטו על איזה איש מקצוע אתם לא מתפשרים – מעצב, צלם, די ג׳יי, תאורן, זמר, נגן ועוד.
ערב טעימות ובחירת תפרי – אחד הערבים המשמעותיים והחשובים בתכנון האירוע. טעימות. אל תוותרו על הערב הזה והגיעו עם קרובי משפחה שאתם סומכים על טעמם הקולינרי. לאחר הערב הזה תהיו הרבה יותר חכמים לגבי המנות אותן תבחרו להגיש לאורחים, ולא פחות חשוב – אתם תדעו בדיוק מה האורחים שלכם יאכלו בערב האירוע.
עיצוב האירוע – ישנן מספר רמות של עיצוב אירוע. הבסיסית שבהן היא מפת שולחן, כלים ומפיות. השלב הבא הוא פרחים ומרכזי שולחן. מכאן והלאה השמיים הם הגבול. וכשאנחנו אומרים שמיים אין הכוונה לבזבזנות, ראוותנות ותקציב מנופח. אפשר לעצב אירוע מהמם, יצירתי ומרגש בתקציב נמוך, בשילוב עבודות יד, מיחזור, DIY (Do It Yourself), לקבל טיפים והשראה מבלוגים בתחום העיצוב, אינסטגרם ופינטרסט. ואם יש לכם טאצ׳ וכמה חברים או אפילו אחיינים שאפשר לרתום לא תצטרכו גם איש מקצוע. למרות שמעצב אירוע זה בהחלט פינוק שווה (:
מיתוג האירוע ועיצוב הזמנות – אירועים ממותגים הם אירועים מאוד מיוחדים, אישיים וזכירים. מה הכוונה בעצם למתג אירוע? להחליט על קונספט שאתם מתחברים אליו ולעצב את כל האלמנטים באירוע בהשראת ולאורו של אותו קונספט. החל מעיצוב לוגו שיופיע על ההזמנות, המפיות, השילוט וכו׳ ועד לרמה של איורים או תמונות המשתלבים במתנות לאורחים, דגלונים, מפות שולחן, כרטיסי הושבה, תפריטים ועוד. מיתוג האירוע משפיע כמובן גם על עיצוב החלל כולו – בחירת הצבעוניות, שילובי הפרחים, סידור השולחנות וכמובן בחירת האוכל. איש המקצוע המתאים למיתוג אירוע הוא מעצב גרפי בעל ניסיון והבנה במיתוג ורצוי גם עם יכולות איור על מנת שתוכלו ליצור שפה גרפית עשירה ויצירתית.
סידורי ישיבה – קודם כל לא לריב! סידורי ישיבה הם רגע לפני האירוע הגדול ויוצרים הרבה בלאגן. מה לעשות, לא תוכלו להושיב את כולם ביחד באותו שולחן וגם אולי לא תצליחו להושיב את דודה א׳ שלא מדברת עם דודה ה׳ מספיק רחוק אחת מהשנייה (או שאולי דווקא כדאי להושיב אותן באותו שולחן? מממ…) גם סביר להניח שלא תצליחו להושיב את כל החבר׳ה מהעבודה ביחד בלי שישתרבב לו איזה חב׳רה מהלימודים. (אסון) אז מה אנחנו אומרים? אוי תנוחו. תעשו מה שאפשר, אפילו תתנו להורים לסדר את השולחנות שלהם. רק דבר אחד קחו לתשומת לבכם – אל תשימו את אלו שסובלים מרעש ליד הרמקולים. והמבין יבין (:
רגע אחרי – רגע אחרי האירוע הוא רגע חשוב מאוד. תחשבו על הרגע הזה. האירוע הסתיים, האורחים הלכו, אתם גמורים מעייפות אחרי נפילת המתח, האדרנלין, השעה וקצת אלכוהול (: לאן הולכים עכשיו? הביתה? למלון? לאבא ואמא? לאפטר פארטי מטורפת? אתם נוהגים? חבר יסיע אתכם? אולי מונית? תחשבו על זה. שיהיה לכם סיום נעים והתחלה חדשה נעימה אף יותר.
ועוד דבר של הרגע אחרי שאנחנו מאוד ממליצים: הכרת תודה.
מכתב קטן לאורחים ״תודה שבאתם לחגוג איתנו״, ״תודה על המתנות״ וכמובן גם תודה לצוות המקצועי שעבד קשה, תכנן וליווה אתכם באירוע.
מאחלים לכם שהאירוע יעבור בנעימים, ברוגע ובשלום,
ובעיקר עם הרבה אהבה,
סטו.קונספט